Peran Komputer dalam Sistem Informasi Manajemen
Sebelum meluasnya penggunaan komputer, banyak organisasi yang merasa terlalu mahal untuk memiliki dan menggunakannya. Keberadaan komputer sebenarnya adalah untuk membantu menghemat waktu dalam pengelolaan data yang ada atau dibutuhkan dalam organisasi tersebut.
Dewasa ini, baik organisasi skala besar maupun organisasi skala kecil telah memanfaatkan keberadaan alat bantu ini. Bagi para manajer telah disediakan alat bantu informasi berupa komputer untuk membantu menjalankan tugasnya agar lebih efektif dan efisien. Tidak hanya itu bahkan sekarang banyak para manajer ( kepala sekolah / madrasah ) menggunakan komputer pangku ( laptop ) yang lebih praktis digunakan dan dapat dibawa ke mana-mana. Artinya baik di dalam kantor maupun di luar kantor manajer dapat tetap menggunakan akses informasi untuk membantu menyelesaikan pekerjaannya secara efektif dan efisien.
Ketika ditinjau kembali, keberadaan komputer baik di dalam organisasi besar maupun organisasi kecil ternyata mampu menghemat penggunaan tenaga secara manual untuk mengelola data apalagi data dengan jumlah yang banyak.
Perusahaan tidak perlu mempekerjakan orang dengan jumlah yang banyak untuk mengelola data karena semua dapat dikerjakan oleh seorang operator komputer. Dengan hanya mengetik rumus tertentu seorang operator dapat mengerjakan tugas mengolah data yang begitu banyak hanya dalam hitungan detik atau menit saja. Perusahaan dapat menghemat pengeluaran untuk membayar banyak orang ( pegawai ). Dewasa ini, hampir semua lembaga termasuk dalam lembaga pendidikan telah menggunakan alat bantu berupa komputer. Karena komputer sangat membantu dalam menjalankan tugasnya sehari-hari dilembaga tersebut.
Bahkan semua program yang harus dan akan dikerjakannya telah disusun dalam komputer. Begitu pula dengan guru dan tenaga administrasi, tugas mereka banyak terbantu dengan keberadaan komputer atau laptop. Guru dapat dengan mudah membuat program administrasi yang harus dikelolanya Begitu pula dengan staf administrasi dapat menyimpan data-data yang banyak dari guru dan data-data peserta didik dengan lebih mudah dan cepat.
Sebaliknya, tidak menutup kemungkinan dewasa ini masih ada pemimpin pada lembaga pendidikan memutuskan untuk belum menggunakan komputer sebagai alat untuk mempermudah pengolahan data. Hal ini disebabkan oleh banyak faktor, di antaranya seperti minimnya biaya penyediaan alat bantu kerja ( komputer ) atau keberadaan komputer belum dirasa perlu untuk membantu menyelesaikan pekerjaan yang tidak terlalu banyak. Bagi lembaga pendidikan yang belum memiliki aktivitas yang kompleks masih dapat mengolah data dengan cara manual.Berdasarkan uraian di atas, meskipun komputer mampu membantu mengolah pekerjaan yang berhubungan dengan data dan informasi dengan mudah dan cepat, tetapi ternyata masih ada lembaga pendidikan yang masih menggunakan cara manual untuk mengolah data dan informasi. Dengan demikian, sistem komputer akan bermanfaat dan efektif jika :
- ada sejumlah besar data rutin yang harus diolah ;
- tugas dan aktivitas itu berulang,
- perlu menyimpan dan cepat memasuki jumlah besar data dan informasi ;
- pengolahan yang cepat dan rekaman bisnis itu sangat penting ; dan
- ada kebutuhan untuk melakukan perhitungan yang rumit.
1. Perangkat Keras
Perangkat keras merupakan mesin yang digunakan dalam sistem komputer. Peralatan masukan seperti papan tombol ( keyboard ), pembaca kode-bar, scanner, dan mouse ( tetikus ) digunakan untuk menangkap data dan instruksi ke dalam sistem. Sedangkan " otak sistem ", unit pengolahan pusat, bertugas mengolah data dan instruksi untuk menghasilkan informasi. Selanjutnya informasi ini dapat disimpan dalam floppy disk atau dapat pula ditampilkan pada alat keluaran ( output ) seperti layar atau alat pencetak ( printer ).
2. Perangkat LunakPerangkat lunak merujuk pada instruksi pengolahan informasi atau program-program yang dibutuhkan untuk mengoperasikan sistem informasi Perangkat lunak terbagi atas dua kelompok, yaitu: perangkat lunak aplikasi dan perangkat lunak sistem. Perangkat lunak aplikasi merupakan perangkat lunak yang menjalankan tugas-tugas khusus, seperti pengolahan kata atau tugas tugas akuntansi. Sedangkan perangkat lunak sistem bertugas menerjemahkan instruksi dan perangkat lunak aplikasi menjadi instruksi yang mengarahkan perangkat keras itu sendiri. Ini berarti bahwa perangkat lunak ada sebagai sistem. Perangkat lunak ini bertindak sebagai tenaga penahan antara pengguna sistem dan perangkat keras.
3. Data
Data merupakan fakta dan gambaran yang akan diubah menjadi informasi Data dapat berupa bentuk, mulai dari numerik alfa, gabungan huruf dan angka, hingga ke gambaran seperti: sepotong karya seni, foto, atau gambaran satelit dari sebuah kota.
4. Orang
Orang yang berhubungan dengan komputer terdiri dari spesialis teknik dan para pengguna akhir. Pertama, spesialis teknik meliputi analis sistem, programer, operator komputer, spesialis komunikasi, dan pegawai pemasukan data yang bertanggung jawab atas penciptaan dan pengoperasian sistem komputer. Kedua, para pengguna akhir adalah orang yang menggunakan keluaran ( output ) yang dihasilkan sistem informasi. Dapat saja mereka memiliki keterampilan teknik ataupun tidak, tetapi bagi para pengguna akhir ini sistem informasi hanya ada untuk memenuhi kebutuhan mereka akan jumlah yang "tepat" dari informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan.
5. Prosedur
Prosedur adalah aturan dan kebijakan yang direncanakan sebelumnya yang mengatur operasi sistem komputer dan cara pengguna akhir berinteraks dengan sistem. Beberapa dari prosedur paling penting dirancang untuk menjaga keamanan, yakni untuk melindungi sistem informasi dan datanya dari pencurian atau rusak.
Tulisan ini adalah kutipan dari buku Sistem Informasi Manajemen PAI yang ditulis oleh Dr. Helmawati, SE, M.Pd.I